仕事を早く終わらせるためにルーチンワークの“ムダ”をカットする3つのステップ
2015年7月28日(火)
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なんだか毎日ルーチンワークに時間をとられて、なかなか予定通りに仕事が終わらない・・・。それってもしかしたら、これでいいと思っているルーチンワークの処理の仕方に“ムダ”が潜んでいるせいじゃない？
「ルーチンワークは毎日繰り返して習慣化しているため、１つひとつの作業について改めてやる意味を考えることはありません。しかしだからこそ、昔はやる意味があったけれど今はやる必要がなくなっている仕事など、ムダな作業が含まれている場合もあるのです」
と、人材育成やスキルアップのセミナー講師などで活躍する新井淳子さんは話す。「毎日のルーチンワークに時間がかかりすぎているかも」という人は、次の方法でルーチンワークの“ムダ”をカットし、効率化をはかってみよう。
ステップ1：ルーチンワークを細かく書き出して“マニュアル化”する
まずはルーチンワークの作業項目をすべて書き出して、それぞれについて“この仕事はなんのためにするのか”という目的を確認しよう。次にその仕事の理想形となる条件をリストアップし、どうやったらそれを実現できるか、作業の方法を考えて書き留めて。
例えば、請求書の作成なら、その目的は、“予定通りの日付に合意した金額を支払ってもらう”こと。そしてその理想形に必要な条件は、“請求件名や請求額、請求先、送付先など、請求書作成に必要な情報がすべてそろっていること”や“正確な請求書を作成する”、“支払い予定通りに相手が処理できる日程に送付する”など。これを実現するためには、請求件名や請求額などをエクセル表にわかりやすくまとめ、請求期日の1週間前までに担当者にその表をメールして処理を依頼する、という具合。
こうしてルーチンワークの目的、理想形、作業方法を“マニュアル化”すると、作業内容が整理される。
ステップ2：ルーチンワークを第三者に見てもらい“スリム化”する
ステップ1で整理され“マニュアル化”されたルーチンワークの内容を、第三者にチェックしてもらおう。このとき、職場の上司や同僚などの関係者ではなく、まったく違う職場に務める人に見てもらったほうが、「こんなことまでやる必要ないよ」など、自分には思いもよらない指摘をもらえるはず。何人かに意見を求めた上で、なんの成果物も生まない仕事やほかの誰かと内容が重複している仕事などの“ムダ”を洗い出し、ルーチンワークをスリムアップさせよう。
ステップ3：ルーチンワークの時間、手順を“しくみ化”する
ルーチンワークを“スリム化”したら、毎日何時に、どの順番でとりかかるのかを決めよう。すると「今日はなにからやろうかな」といった迷いがなくなり、ルーチンワークの効率がアップするはず。さらに作業項目と手順を「TO DOリスト」にして、終わった作業にチェックマークを入れるようにすれば、仕事の進捗がひと目でわかって管理がしやすくなる。
こうしてルーチンワークを整理した後も、数カ月に1度は同様の手順で再度見直しをして、さらなる“ムダ”のカットに取り組んで。これを繰り返すうちに、ルーチンワークにかかる時間が次第に短縮され、短い時間で仕事が完璧に仕上げられるようになるはず。
