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フリートーク|投稿記事

「電話あったと伝えて」について

うりゃたん
2004/02/05(木) 20:38

職場での電話取次ぎについて教えてください。

電話の取次ぎで前から「?」と思ってることがあるんですが
「●●さん、います?」
「申し訳ございません、外出しております」
って答えた後に
「じゃあ、電話あったことだけ伝えて」
と言われることが多いんです。
うちの上司は、自分の下の社員から「折り返ししてくれ」と
言われるのを嫌がる人なので、メモには
「電話あったことを伝えて下さい、とのことです」
と正直に書いてました。
が!本日、とうとう上司から
「この『電話あったと伝えて』ってのはどういう意味なんだ」と
言われてしまいました…。
上司の言ってることもわかるんです。
電話があったこと伝えて、じゃあどうしろというんだ…ですから。
「なんだ?俺がかければいいのか?」と言われ
困ってしまいました。
再度、その人から電話があったときに
「ああ、さっきはごめん」って思ってもらいたいとか
一度電話してるんだからね、って念押ししたいとか
ってことじゃないですか、って言いたかったんだけど
上司にはいえませんでした笑。

こんなことがあって「電話あったと伝えて」って言う人が
本当に苦手になってしまいました。
だったら潔く「折り返してください」って言ってもらったほうが
私は気が楽です。

「電話あったと伝えてください」って言う人って
本音はどうなんでしょうか…。
折り返してきて欲しいんでしょうか。
「折り返してください」とか
「じゃあ、また電話します」って言わずに
「電話あったと伝えて」とわざわざいう理由が知りたいです。

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  ありますよね~

松松
2004/02/05(木) 21:26

うりゃたんさん、こんばんは。
私も、事務なので、こういうことが何回かあって、上司にも
「だからどうしろというわけ?」っていわれたことが何回か
あります。
なので、そうゆうふうに言う上司あてに、そのような電話が
あった場合は、「OOさんから電話がありました。かけてく
ださい」ってメモしちゃいます。
ほかのあまりうるさく言わない上司や同僚には「OOさんか
ら電話があったことを伝えて。との事」とメモします。
私の場合、人を見ちゃってるって事かも(^^)

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  わかります~

@リンゴ
2004/02/05(木) 21:53

私もどうしよって思います、そう言われると。
最近は「折り返しお電話するよう伝えてよろしいでしょう
か?」って聞き直しちゃいます。
そうすると「そうだね」って答える人と「いや、いいよ」と
答える方がいらっしゃるので、対応しやすいかな。
「いいよ」って言われたら本当に「お電話ありました」と伝
えます。
おそらくかけてきた本人は「折り返しをお願いするほどのこ
とではないんだけど、かけてきてくれればそれはそれでラッ
キー」ってくらいの用件なんだろうなって思いますけど、
どうなんでしょうね(^^;

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  そうですね~

ちゃるる
2004/02/05(木) 21:55

私も仕事で電話して相手が不在だった時、
たまにそう言う事もあります。
でもたいていはこちらから何かお願いしたり、相手の希望
通りにする為に何らかの準備を頼んでいたりする場合なので
「ではまた後でこちらからおかけしますが」
と付け加えています。
で、その心は
「後でかけ直すから、こないだの件ちゃんとやっといてね。
忘れてないでしょーね」
って感じでしょうか。
実際そこまで伝わっているかは疑問ですが。
また相手がそれだけ言うなら、単に自分の(会社の)事を
思い出して欲しいという事なのかな?

それより、うりゃたんさんの上司氏の、
>自分の下の社員から「折り返ししてくれ」と言われるのを
嫌がる
って方がわからないです…なんでだろう?
部下に指示されてると思うのかな?
それなのに「電話あったと伝えて」って何なんだ、と
言われても、相手がそう言ってたから真相は相手に聞け
としか言えないですねえ…


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  言ってます~

nobb
2004/02/05(木) 23:05

すみません、私、よくそう言ってる・・・。
どういう時かというと、

・急ぎの用ではない
・先方がお客の立場なので、またこっちからかけるつもりの時
・そう言っておかないと、電話があったことを伝えてくれない
 かもしれないので
・自分も外出する予定のとき
 などです。

決して「さっきはごめん」と思ってもらいたい訳でないのですが、
あまりいい言い方じゃないんですね・・・反省。

ただ、上司に伝える時、電話あったことを「伝えてください」の
表現はいらないのかなーって気がします。
何か含みのある言葉にも受け取れるので。
誰々さんから電話がありました、だけ伝えるのはダメでしょうか?
それもまた、「俺がかけろっていうのか?」って言われるのかな。

言葉の伝え方って難しいですねー。
とりあえず私は、「こちらからかけます」の一言を加えようと
思いました。

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  使い分けてます

プチレッサー
2004/02/05(木) 23:46

1.「折り返し電話下さい」
 こちらからかけて「不在」「電話中」の時に、かけられる状態に
なったらすぐに話がしたい時。
 ただ、相手は「電話中」の時でも、また電話を待つのが面倒な時
などで、電話に出た人と話してる時に相手の電話が終わる場合もあ
るので、「もし終わりそうなら、このまま待ってます」とする時も
あります。

2.「また電話します」
 すぐに話さなくてもいい場合。こちらが外出する場合。トラブル
等で、こちらからかけるのが礼儀で、自分がすぐにかけられる状態
の時もあります。

3.「電話があった事を伝えておいて下さい」
 相手から「折り返し」と伝言があって、かけたけど繋がらなかっ
た時。
 これは、「何の用かわかりませんが、間違いなく伝言聞いて電話
しましたよ」という意思表示です。たまに「折り返し電話がなかっ
た」というトラブルがあるので、それを防ぐためで、重要な用事の
場合であれば、相手は再度かけて来ます。
 つまり、1でも2でもないけど、電話をかけるというのは、何か
仕事があるからかけているので、その痕跡を残す手段としてです。

4.「メールで送ります」
 最近は、大抵の人がメールを使えるので、折り返しにして行き違
いになるより、メールの方が簡単な場合で、読んでもらえればOK
な場合は、こういう伝え方もします。


こんなところでよろしいでしょうか?

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  私も同じです

まにょ
2004/02/06(金) 00:36

プチレッサーと同じです。
「電話があったことを伝えてください」
って言うときは、「折り返し電話をください」という伝言を
受け折り返し電話をすると、相手が居なかった場合に「間違い
なく電話しましたよ」という意思表示する時に使います。
また、相手が私の電話を待っているだろうという時に相手が
不在だった場合に、「電話しましたよ」っていう事を暗に伝
えたい場合です。だけど、後者は「こちらから後ほど電話し
ますが・・・」と付け加えるかもしれませんね。
でも、その上司も何で折り返し電話するのが嫌なんでしょう
ねぇ。電話の回数の多い人なら気持ちも判る気がしますけ
ど。

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  思ったのですが。

azuki16
2004/02/06(金) 00:55

> うちの上司は、自分の下の社員から「折り返ししてくれ」
と言われるのを嫌がる

あの、思うのですが、マナーとして目下の者が目上の人に対
して「折り返し電話を」と言うのは失礼にあたりますよね。
電話をかけてきた人はそういう点を考慮して、でも「お電話
差し上げましたよ」という意味合いで必然的に「電話があっ
たことだけ…」となるのだと思います。

特に、お礼やお詫びの電話だったら相手にかかわらず、かけ
てもらったりしませんよね。それと、相手が目下の人でも、
自分の用件でかけた場合かけてもらうのを遠慮する場合があ
ります。「TELあり」というメモを見て自分がかけたほう
がいい相手かどうかは判断できると思います。当然、「かけ
て」と伝言しなかったのにかかってきたら印象はいいですよ
ね。

一度自分が電話をもらっていて、その時不在だったのでかけ
たが、今度はその相手が不在、というような場合は「席に戻
りましたので」とか「事務所に戻っていますので」などと伝
えてもらい、相手から再度かけてもらえるようにしたりはし
ますが。

(失礼かもしれませんがうりゃたんさんの上司の方が「どう
いう意味だ!」と不快に思うほうがよくわからないのです
が、、。)

それなので、折り返しかけたほうがいいな、と自分が判断し
た場合は、「折り返ししてくれ」と相手が言った訳ではな
く、「受け手の私の判断でかけたほうがいいと思います」と
いう意味合いが伝わるように気を使います。じゃないと、相
手の方が「失礼なヤツ」と思われる可能性もありますので。

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  azuki16さんと同じ意見です。

rapha
2004/02/06(金) 01:17

azuki16さんとまるっきり同じ意見です。
目下の人が目上の人に「折り返しかけてくれ」って頼むのは
失礼に当たるんですよ。
(新入社員の頃、同期がそれを言って怒鳴られてました)
だから、うりゃたんさんの上司の方の「どういう意味だ!」
には?ですねぇ。

特に上下関係がない時はプチレッサーさんの分類分けのよう
に使い分けてますよ。
でもこのツリー見てちょっとびっくり。
「電話があったことを伝えてください」って普通に使う言葉
ではないんですねー。
私結構多数の会社を渡り歩きましたが、どこでも普通に使っ
てましたけど…地域差があるのかな?

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  同じように


2004/02/06(金) 09:26

目下から目上の場合、もしくはこちらが顧客で取引先からの
電話だった場合、折り返しはあまりないケースなのではない
でしょうか。

私の場合単にメモには「何時頃誰々からお電話ありました」
とだけ書いておきます。受ける立場だと「折り返し」がなく
ても電話があったことがわかればいいのです。そうでないと
「こちらの問い合わせに対しても全然連絡よこさない。いい
加減な人だな」と思ってしまいます。
だから電話したけれど不在だったのでお話できませんでした
よということを言いたいのではないでしょうか。

うける方も相手をみて、こちらからかけたほうがいい場合、
急ぎの場合はそれでかけ直すでしょうし、そうでなければ次
の連絡を待つのではないかと思うので、うりゃたんさんの上
司の方のような反応は思いつきませんでした。

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  私の場合

エマ22
2004/02/06(金) 10:57

私も皆さんとかぶってしまうかもしれませんが、例えば「○日まで
にはご連絡します」とか「お調べして○時頃までにはお電話しま
す」などと約束した場合で、約束した時間にきちんと電話した時に
相手がいなかった場合にこの言葉をよく使います。

それは「私はきちんと約束通り電話したからね」と伝える意味と、
やっぱり相手にかけ直して下さいとは言いにくいので「電話下され
ば嬉しいです。かかってこなかったらかけ直しますけど」という意
味で使っています。

でも緊急でどうしても今日中に電話が欲しいなどと言った場合はか
け直してくださいと(もっと言い方は丁寧ですけどね)言います。

でも大抵電話があったとお伝え下さいと言えば相手からかかってき
ましたが・・・。そんな風に思わせていたなんてびっくりです!そ
の上司の方も子供じゃないんだから、どうすればいいか考えるより
前に電話があったと聞いたら素直にかけなおせばいいのにと思って
しまいました(笑)

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  私自身は・・・

YURIKO-Y
2004/02/06(金) 12:20

やはり仕事の中で時々使いますが、私がこれを使うのは
「こちらから電話をすると相手に約束している時」
「自分が不在の時に電話があってかけ直したが相手につながらなか
った時」など、かけた相手が
「ああ、きっとあの件でかけてきたんだな」と
予想できるだろうなと判断した場合に限り使います。

皆さんおっしゃっているように、「電話をしたという痕跡を残す」
意味と、「かけ直してくれ」というのは失礼になるが、
もし相手が急いでその件について話をしたければ
かけ直してくるだろうという気持ちからです。

こちらの要件で急に電話した時には、「またかけ直します」か
「折り返し電話ください」、そうでなければ簡単に用件を伝えて
「あとでもう一度かけ直しますが、○○の件でお話したいことがあ
ったのでお電話しましたとお伝えください」と伝言します。
これも、相手が急いで話をしたければ、自分の手が空き次第かけ直
してくるだろうという判断からです。

「電話があったことを伝えてください」という伝言だけ残っていて
何の件だか全然分からなかったら、やはり「なんだろう???
どうすればいいんだ???」と思ってしまうと思います。

今回のうりゃたんさんの上司あてにそのような伝言を残すのが
どういった立場の方なのか、またその電話が実際に
どのような用件なのかわからないのでなんともいえませんが、
全く用件のわからないであろう相手に「電話したことだけ伝えてく
ださい」っていうのは、やっぱりちょっと失礼かなぁと思います。

今度から「あとでかけなおすように伝えましょうか?」と
確認してみてはいかがでしょうか。結構そう言ってみると
「じゃあお願いします」という人が多く、
「要するにかけなおしてくれってい言う意味だったのね」
と思うことも多いです。
「折り返し電話ください」の“婉曲な言い回し”と思って使ってい
る人も、もしかしたら案外いるのかもしれませんね。

相手によっては、「もしよろしければ簡単にご用件をおうかがいい
たしますが・・・」など言ってみてもいいかもしれません。(私は
時々これを使います)

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  それは、

+染那+
2004/02/06(金) 13:01

「電話があったことをお伝えください。」

は、裏を返せば

「電話したよ、でもそちらの事情で用件はつたえられませんでした
よ。」

みたいな意味ですよね。

なので、上司の方に「○○様から電話がありました。」
という報告でイイとおもいます。
先方から「03-・・・・」と電話番号など言われた場合のみ
「連絡を取る場合にはその番号でとの事です。」
と付けくわえます。

それ以上気にする事はないとおもいますよ。
それで折り返すかどうかは上司と先方のお約束やその他の事情によ
って上司の方がご自身で判断をされるものだとおもっております。

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  電話伝言メモ

future109
2004/02/06(金) 15:58

こう言い方をする人は、たぶん一応連絡したけど、
いなかったからすぐには伝えられなかったよ~って
アピールだと思います。何にも連絡がないって言う人も
いるので、連絡とろうとしたことだけは伝えてね。みたいな。
また、かけるほどこっちは急いでないけど、そっちが急いで
るんなら、電話してね。って意味もあるのかな~?

でも、上司だったら、そのくらい読み取ってほしいですよね。
ご機嫌ななめだったのかな?

なので、そういうときは、電話伝言メモを活用してます。
名前とか、時間とか記入する欄があるのですが、
・電話がありました。
・折り返し電話をもらいたい。
・もう一度電話します。
とかがチェックできるようになっています。

うりゃたんさんの上司のようにごねる人はいないのですが、
この場合は、電話がありましたにチェックだけして机において
おけばいいので、とても楽です。

あとは、先に折り返し電話させますか?と聞いてしまうのも
手だと思いますよ。

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  ありがとうございます

うりゃたん
2004/02/07(土) 00:47

たくさんのアドバイス、ありがとうございました。
今、事務が私だけの部署にいるので
誰にもこの疑問をぶつけられず悶々としてました。
本当にありがとうございました。

うちの上司はいわゆる「嫌な上司」です。
俺が一番偉いんだ!みたいな人なので
人に折り返し電話したりなんて絶対しません。
「折り返してください」ってメモ残しても
電話してるのみたことないですね~。
ここに配属されてから
私のメモ「○○さんから電話ありました」
上司「で?どうしろっていうの?ん?」
私のメモ「折り返ししてくださいとのことです」
上司「何様なんだこいつは!」
ってやりとりが何度もあって…
心底、上司あての電話とるのが嫌になってたとこでした。

でも、まぁおかしいのは上司ですし…
なるべく「こちらから折り返します」って言ってくれる人からの
電話を期待しつつ、うまく上司をかわしていきたいと思います。
「○○部長(上司)には『こちらから折り返します』以外は
ご法度!!」みたいな噂でも立ってくれると楽だな~。

どうもありがとうございました。

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  であれば・・・(〆後ですが)

プチレッサー
2004/02/07(土) 01:27

上司が戻ってくる時間を伝え、「○○時には戻っているかと思いま
すので、その頃もう一度お電話頂けますか?」としては如何でしょ
うか?
電話のメモごときで、その都度上司とイチイチ面倒なやり取りをす
る無駄な時間が省けます。

でも、本来「折り返し」をお願いするのは、失礼でもなんでもあり
ません。
仕事で連絡を取っているのですから。

上司の方は目上の人や取引先には、どういう風に電話してるんです
かね? よくコミュニケーションが成り立っているなと思います。

色々工夫して乗り越えていって下さいね。

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  ありがとうございます

うりゃたん
2004/02/07(土) 20:20

アドバイス有難うございます。

そうですね~
言えそうな相手には「もう一度」って言ってみたいですね…。
様子を見て、チャンスがあったらチャレンジしてみます。

なんかうちの上司の件、だんだん慣れてきてしまいましたが
やっぱりおかしいんですよね~。
ちなみに、上司がかかってきた電話に折り返しをしなくても
「相手は上司に怒れない」って感じなので
いい気になってるのかもしれません。

ま、「どうしてだよ!」ってことでガミガミ言うのは
電話のことだけじゃないので
もう、そういう奴なんだと割り切ります。
ありがとうございました。

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