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会社の経費清算で領収書添付は必要?

ぷぅ0321
2007/04/25(水) 19:20

はじめまして

最近転職をしまして、
社員の立替経費清算を担当しています。

以前勤めていた会社では、新幹線や特急列車などを
利用した際には領収書の添付が必須であり、
添付がない場合には通常運賃での清算となっていたのですが
現在の会社はタクシー以外の交通機関に関しては
領収書の添付が不要のようで、内訳のわからない
2万、3万もの金額を領収書との照合がないまま
清算している状態です。

最近設立した会社で経理担当募集中のため専門家がおらず、
どうしてよいのかわからない状況です。
(私は経理の専門知識はありません)
監査上、領収書の添付が不要であれば
それはそれで構いませんが、
いままで勤めてきたどの会社でも領収書の添付は
必要だったものですから心配になってしまいました。

先日、領収書の提出について軽く提案をしたところ
社員の多くから反発があり、
提出する必要性がわからないのでわかるように説明しろ、
納得すれば提出する。と言われてしまいました。

そこで質問です

領収書がなくても監査上問題ありませんか?
問題がないなら領収書を添付しない方向で運営していこうと
思うのですが、問題がある場合は
どのような形で社員に説明すればよろしいでしょうか。
アドバイスをお願いいたします。

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  我が社の場合は・・・

げんちく
2007/04/26(木) 00:06

タクシー利用の際、3,000円未満ならば「領収書がなくても
可」です。(「領収書がなくてもOK」ではなく、『なくて
もOK』)
新幹線や飛行機の場合は、事前に担当部門で購入することに
なっていますが、それが不可能の場合には『領収書は必ず添
付』となっています。
内部監査でのチェック事項として
①“カラ出張”の防止
②金券ショップ等で購入すれば、正規価格と差異が発生。そ
の差額をポケットマネーに替えてしまうことの防止
を挙げています。
この①②を明確な理由として社員の方へ話してみては如何で
しょうか?
いずれにせよ、正当性の怪しい経理処理をしていれば、税務
監査で引っ掛かっても文句は言えませんよ。

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  当社では

peko
2007/04/26(木) 10:34

JR・地下鉄等の普通列車以外の交通機関は全て領収書添付と
しています。今の会社はちぃーさな零細企業ですが、以前勤
務していたグローバル展開している有名IT企業でも同じ処理
でしたよ。

私も今の会社で経理(らしきこと)を担当していますが、い
ろんなサイトで調べたり契約している税理士に質問しながら
勉強している最中です。ぷぅ0321さんの会社には税理士さん
は居ないのでしょうか?
あとはこちらのサイトなどを参考にしてみてはいかがでしょ
う?

http://www.otasuke.ne.jp/  経理初心者お助け帳

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  横ですみません。

ばーべな
2007/04/26(木) 11:16

揚げ足取りをするつもりはないのですが、気になってしまっ
て書き込みます。

「経費清算」と書かれていますが、清算は、最終的に全てき
れいにする、といった意味合いで使うもので、例えば会社が
倒産して清算する、とか、借金を清算する、とか、不倫関係
を清算する、などです。

日常の交通費等の場合は、精算ですね。
交通費精算、出張旅費精算、など。
詳しくは辞書を引いて確認してみてください。やっぱり経理
担当者が間違った言葉を使っていると、説得力がないか
も。。。余計なお世話でゴメンナサイ!

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  必要です。

空海834
2007/04/26(木) 12:53

私は経理事務7年目です。
領収書のない精算はダメですよ。
げんちくさんもおっしゃっていますが、領収書のないものは
カラ出張・水増し請求と思われても仕方ないですよ。
領収書は添付してもらうべきです。
やましいことがないなら、領収書の添付に異論を立てること
はないと思います。
今度は逆に、領収書の添付に異論を立てる必要性を聞いてみ
てはいかがですか?
領収書ももらうのも仕事の一つです。

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  伝えました

ぷぅ0321
2007/04/27(金) 17:28

みなさんお返事ありがとうございました。
お教えいただいた情報を昨日社員に伝えました。

すると、社長から

カラ出張や水増し請求がないと信じたい。
そういう社員はいないので、そのような理由のために
領収書が必要であるなら提出は不要では?

と言われました。
経理担当が採用されるまでの間はこれで仕方がないのかと
諦めました。少しモヤモヤしています。

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  社長の意見ではなく

空海834
2007/05/01(火) 10:12

社長が社員を「信じる」とか「信じない」ではなく、税務
上、領収書の添付が必要だということを社長に理解してもら
わなければならないようですね。
「信じたい」という社長の意見では、カラ出張や水増し請求
をする社員はいないという証拠になりませんよね。
それじゃ、税務監査は通用しませんよ。
社長と他の従業員にも理解してもらえると良いですね。

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  〆後でしたらすみません。

masia
2007/04/27(金) 23:43

ぷう0321さん。お疲れ様です。
今までの常識と違うのではこまりますよね。

私は素人なので横になるかもしれません。
この前確定申告をしたときに友人が青色だったので申告の話
をしたときに領収書の話がでたので伺いたい意味もあって書
き込みしました。ご不快に思われたらすみません。
会社も税金を納めていますよね。領収書のないものを税務署
が経費として認めてくれるのですか?個人の医療費でも病院
への支払いからその際の交通費までレシートもしくは領収書
添付すると記憶しています。
税理士さんがいいといっているならいいんでしょうけ
ど。。。

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  私にもわからないのです

ぷぅ0321
2007/04/28(土) 00:06

不快になど感じていませんので大丈夫です。
せっかく質問してくださったのにお答えできなくて
申し訳ないのですが、私も経理は素人なのです。
現在の業務は経理担当が採用されるまで一時的に
私が行っています。(それも問題ですが・・・)

従いまして、領収書のないものを税務署が経費として
認めてくれるのかどうかは私にもわかりません。
経費を明確にしておくという点は会社の義務だと
感じていますが、果たして領収書が添付されていないと
税務上(?)問題になるのかどうかがわからないのです。
個人的には、認めてくれないのではないかと思っています。
私もそれを知りたくてトピをたてました。



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  恐らく・・・

コルク版
2007/04/28(土) 01:23

税務署の調査が入ったらOUTだと思います。
きちんと税金を納めていれば、入ることはないのですが、な
にがきっかけで入るかというのは分かりません。
以前私の勤めていた会社で、税務署の調査が入ったことがあ
ります。
それは勤めていた会社に問題があったわけではなく、取引先
の会社に問題があって、その波及で入りました。
(なのでマルサまではいっていません。)
その時に領収書に「上様」と書いてあったものまで指摘され
ていました。

ちなみに私も今まで勤めていた会社では、普通電車の場合は
領収証はいりませんでしたが、特急や新幹線を利用した場合
は必要でした。
今、私も経理補助?みたいので交通費の精算をしています
が、普通電車以外は領収証は必須です。
しかも上司の割印まで必須。
請求期間も3ヶ月以内とまで決められていて、3ヶ月を越え
ると審査が入ります。

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  お礼

ぷぅ0321
2007/05/08(火) 20:38

みなさま、お礼がおそくなりましたが
ありがとうございました。
GWが明け、次々と小さな問題が発生し頭が痛いです。
早く経理担当を採用してほしいです(涙)

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