【幹事成功マニュアル】女性1000人に聞いた!飲み会成功の秘訣

幹事成功マニュアル【OZのレストラン予約】

忘年会や新年会、歓送迎会の飲み会で幹事に指名されてお困りの方必見。東京女性に支持される「OZのレストラン予約」編集部が、オシャレで美味しいお店選びをサポート。さらに、宴会の幹事がやるべき準備から、当日の司会や進行、乾杯の挨拶などをスマートにこなせる極意をステップごとにご紹介。お店の予約タイミングや重視するポイント、失敗談など、女性ユーザー1000人のリアルな声を集めた、飲み会成功の秘訣も要チェック。

更新日:2016/10/26

そもそも幹事ってなにをするの?

「幹事」とは、宴会の世話役であり、グループをとりまとめる係の人。会の成功も失敗も幹事の腕に大きく関わっているから、みんなの楽しい思い出づくりのために一役買いましょう。とはいうものの、「なにから始めればいいか分からない」「こんな大人数どうしよう」と不安でいっぱいな方は、まずはお仕事の内容を確認からスタート。

■ Step.1 ■ 準 備 編

【1-1】飲み会の企画・案内
◆どんな飲み会にするか決めよう


まずは、今回の飲み会がどのような目的で開催されるのか明確にしておこう。“忘年会&目標達成の打ち上げ”や、“部署異動の人の送別会と誕生日だった人”なんてトピックスが重複することもしばしば。目的を明確にしておけば、誰に声をかけて、いつ頃開催し、なにを準備しなければいけないかが、少しずつ紐解けるようになる。

案内方法は、友達相手ならメールやLINEが主流だけれど、社内のオフィシャルな飲み会の案内は、幹事経験者の先輩に前例を聞いて参考にするのがベター。宴会の概要、おおまかな開催日時・場所・予算の目安を事前に伝えることも大切。個人負担の予算が高かった、終電が早すぎて参加できないかも、と個人の予定や事情もあるのでケアをしてあげよう。

【1-2】日程の調整・決定
◆日程の候補は5日程度でOK


宴会の目的によって、開催する週の目安がおおかた決まってくるので、5日程度の候補日をあげて日程を調整しよう。より多くの人が参加できるように、候補日は複数持たせたほうがいいけれど、増やし過ぎると参加候補日が分散したり、参加者の予定を確認するのも大変になるので気を付けて。日程を募る際は、スケジュール調整に便利な幹事お役立ちツールを活用すれば、簡単に絞り込むことができる。

また、飲み会の案内から出欠確認の登録までの期間は、規模にもよるが1週間後くらいがベター。あまり時間を置きすぎると、途中で予定が変わってしまう人も出てきてしまうので、短期決戦で切ってしまったほうが幹事としてもラク。参加表明の締切前日に「日程登録は明日までですよ〜」とリマインドしてあげることも忘れずに。

【1-3】お店選び
◆相手を想像しながらお店を選ぼう


幹事のいちばんの腕の見せどころは、なんといっても飲み会のお店選び。予約をしたレストランで、幹事の印象が良くも悪くも決まってしまう。まずは参加者が集まりやすいエリアや予算を前提に、飲み会の目的を意識しながら、男女の比率、参加者の年齢層などを考慮してお店を探そう。

女性が多ければ、ヒールで歩きまわされない駅近でオシャレな雰囲気。職場の飲み会なら、部長や上司など目上の方の禁煙・喫煙、ビールや日本酒などの嗜好を確認したり、タクシーの乗り付け有無のチェック。宴会の余興やゲームで盛り上がる忘年会なら個室、歓迎会や送別会など懇親会の意味合いも含めや飲み会なら、席の移動がしやすい広めの空間。・・・と、相手や目的によっても選び方はさまざま。お店の設備のほか、当日の料理オーダーの混乱を防ぐため、飲み放題付きのコース提供がある点はマストでおさえたい。

【1-4】お店の予約
◆大人数の予約は1カ月〜2週間前にWEB予約


お店を選んだものの、飲み会は幹事が予約をきちんと取らなければ成立しない。特に、忘年会シーズンは予約日が集中するため、大人数の場合は1カ月前に押さえ、最低でも2週間前までに手配をしておかないと危険。レストランは、ランチタイムはスタッフが忙しかったり、夜しか営業していないなど、自分が電話をかけられるタイミングとなかなか合わないことも多いので、予約はWEB上で空席確認→即予約するのが絶対におすすめ。

「OZのレストラン予約」は、誕生日向けのデザートメッセージのオーダーや、アレルギー食材対応のリクエストなども、予約受付のメール通知にしっかり残るので、伝達ミスや行き違いが起きにくいのも安心。3日前までならWEB上でキャンセルも可能なので、幹事さんの味方になれるはず。

【1-5】余興やゲーム、挨拶の担当決め
◆飲み会の司会・進行の確認をしよう


お店の予約が完了したら、飲み会当日の進行スケジュールとイベントを考えよう。お店に滞在できる時間から、タイムスケジュールを考えておくと、本番の司会や進行もスムースに迎えられる。乾杯の挨拶は誰がするのか、余興やビンゴなどのパーティーゲームするのか、どれくらいの尺が必要なのかを確認し、簡単な台本をメモしておくとよい。

もちろん、乾杯や挨拶の音頭をとる人には、事前に一声お願いをしておき、当日も出番の少し前に、席まで行って声をかけてあげよう。たとえ、余興がなかったとしても盛り上げ役として手伝って欲しい人にお願いをしておき、当日の拍手のタイミングや乾杯の盛り上げの協力をしてもらえると心強い。

【1-6】会費の徴収
◆できるだけ事前に徴収するのが鉄則


会計時にもたもたしないように、会費は前日までに集めておくとスマート。当日の徴収忘れや、お釣りの返し忘れも防止できるので、職場の飲み会など参加者と会える場合は幹事が徴収にまわろう。会費は、幹事無料の特典があるか、完全に割り勘なのか、会社からの補填や上司が一部増して払ってくれるのかなど確認を。

また、食事代のほか、飲み会の目的に応じて、ゲームや抽選会の景品、送別会用の花束や色紙、誕生日お祝い用のケーキなど、必要な経費も計算するのも忘れてはならない。その際は「会費:5500円(飲み会代5000円+プレゼント代500円)。プレゼントは、Aさんの好きなグッズ7000円と花束3000円の1万円を20人で割りました」などと、内訳がどのようになっているのかも合わせて伝えてあげると、参加者も不信感がなくてよい。

当日の徴収になってしまう場合も、極力お酒が入る乾杯前に済ませておくように心がけること。できるだけ、お釣りがないようにアナウンスをし協力をしてもらおう。

【1-7】参加者の最終確認
◆遅くとも3日前に最終確定させよう


2週間以上前に決まった飲み会は、予定が変更になり参加できなくなる人が出てくるのもしばしば。参加と表明してくれた人にも、1週間前に今一度リマインドをし、3日前までには人数の最終確定ができるようにしよう。当日のドタキャンはもってのほか、むやみな予約変更はお店に多大な迷惑がかかるので、きちんと人数をFIXできるように調整を。

レストランの予約には、基本的にキャンセルチャージの規定があるため、人数が減ってしまうと参加者の負担が増えるケースもある。金銭的な負担はもちろん、みなさんの飲み会にあわせて、レストランでは人数分の食材を調達し、おいしい料理とドリンクでもてなす準備をしてくれている。飲み会が楽しい思い出になるように準備をしてくれているのは、幹事だけではなくお店も一緒。予約者である幹事のあなたは、そのお店にとって代表となるので、裏切るようなことがないよう、大人の行動を忘れてはならない。

飲み会前日または当日朝に、参加者に向けて最終リマインドをしよう。スタートの時間と会場の案内にあわせて、最寄り駅・出口からのアクセス方法をお知らせすることで、遅刻者が出ないような工夫を。会社の飲み会の場合は、何時の電車に乗れば予定通りにお店まで行けるかを調べて共有すると親切。また、なにかあった場合の緊急連絡先として、幹事の電話番号やメールアドレスも開示しておこう。

■ Step.2 ■ 当 日 編

【2-1】参加者を席へ案内
◆席順から飲み会の成功は決まる!?


飲み会の目的によって、席の座り方もそれぞれ。歓送迎会の場合は、主役を真ん中におき参加者がまんべんなく親睦できるような工夫を。その他のメンバーは、くじ引き方式でランダムになるようにゲーム感覚で決めるのがおすすめ。抽選会と兼ねたカードをひいてもらったり、二日酔い予防のドリンクにカラーシールを貼って色別にテーブルだけ分けたり、アイデアを盛り込めば序盤からいろんな会話が広がりそう。今は、スマホのアプリで席決めできる便利ツールもあるから多いに活用しよう。

フォーマルな飲み会の場合は、事前に席順を決め、結婚式のように席次表やカードを用意しておくとスムース。その場合は、役職者などのお世話係や盛り上げ役となるメンバーをサイドに配置したり、犬猿の仲がいる場合は席を離したりする配慮も。席で喫煙が許されている場合は、たばこテーブルを設けて、喫煙者が集まるようにすれば、嫌煙家への気遣いもできる。

飲み会の会費の徴収が当日になってしまった場合は、席についた人から声をかけて支払いをしてもらおう(貸切でない限り、お店の出入り口で行うのは、他のお客さんの迷惑になってしまうのでタブー)。

【2-2】宴会スタート
◆ファーストオーダーから乾杯


参加者が揃ったらドリンクのファーストオーダーをしよう。乾杯はビールという人も多いので、アルコールが苦手な人を対象に“ビール以外の人”から注文をしていくとスムース。全員にグラスが行き渡ったら、速やかに乾杯の挨拶へ。乾杯の音頭をとる人は参加者から見えるように立つといいが、貸切や個室でない限り、全員を起立させるかはお店の雰囲気に合わせたほうがよい。冷たいドリンクのおあずけ状態になっているので、長々と語らずに軽い挨拶にとどめ、ひと呼吸おいて「乾杯!」と発声をしよう。

▽乾杯の挨拶例文<会社の飲み会編>

●忘年会の司会が乾杯する場合
 「今年1年間、本当にお疲れさまでした。今年もまだあと少し残っていますが、今日は思い切り楽しみ、来年につなげましょう。乾杯!」
 「嬉しかったことも辛かったことも、このチームで1年を乗り切れたことに感謝します。来年もより結束していきましょう。乾杯!」
 ⇒【ポイント】この一年の労いに加えて、来年に繋がる言葉を添えるとよい

●新年会の司会が乾杯する場合
 「あけましておめでとうございます。冬休みはリフレッシュできましたか?昨年の経験を糧に、今年1年もこのメンバーでがんばりましょう。乾杯!」
 「あけましておめでとうございます。新年のキックオフで決意したとおり、今年も一丸となりいい1年のスタートをきりましょう。乾杯!」
 ⇒【ポイント】新年の挨拶に加えて、今年1年のスタートに向けた激励を入れるとよい

●歓迎会の司会が乾杯する場合
 「これから一緒にやっていけるのを楽しみにしています。ぜひ新しい風を吹かせてください。乾杯!」
 「いろいろと不安もあると思いますが、やさしい先輩がたくさんいます。これからを担ってくれる活躍に来たいしています。乾杯」
 ⇒【ポイント】主役を迎え入れる気持ち、その人のおかげで職場が活気づく前向きな言葉を入れるとよい

●送別会の司会が乾杯する場合
 ・退社や異動「この場から卒業ということで、非常に寂しい限りですが、新天地での活躍を思いながら盛大に送りたいと思います。乾杯!」
 ・寿退社「この度は結婚おめでとうございます。今日は○○さんから、たくさんの幸せエピソードを聞かせてもらい、楽しい会でお送りしましょう。乾杯!」
 ⇒【ポイント】これまでの労いと惜しむ声、新天地での活躍を盛り込むとよい

【2-3】宴会中の食事
◆周りを見ながら気配りを


まずは、グラスや箸、取り皿などが全員に行き届いているからを確認。飲み放題付きのコース料理を予約しておけば、基本的にスタッフにまかせておけば安心だが、グラスが空いている人のドリンク注文や、大皿をサッと下げてもらえるようにまとめたりサポートすると◎。お酒好きな人には「このまま同じものでいいですか?こっちもありますと」とドリンクを促したり、お酒が苦手な人には「お酒飲めないぶん、料理たくさん食べてね」と声を掛けてあげよう。

特に気をつけたいのは、ドリンクのラストオーダー。注文しようとしたらいつの間にか終わっていてガッカリ、なんてことがないように、必ず全員の耳に届くように気をつけよう。かといって、最後の流れで飲みきれない量をオーダーしてお店の人を困らせるようなことは、くれぐれもしないように。また、ケーキやメッセージプレート付きのデザートを用意している場合は、出すタイミングや運んで欲しい相手を、きちんとスタッフと打ち合わせしておくのもお忘れなく。

ついお酒の力でハメを外し、学生さながらの飲み会コールが始まったり、下ネタに走りがちな会話になってしまった場合は、幹事としてSTOPをさせるのも大事な役目。暴走してしまう参加者を円滑になだめ、みんなが楽しい時間となるようにハンドリングできれば、好感度もアップすること間違いなし。

【2-4】締めの言葉&解散
◆飲み会終了の10分前には締めの挨拶

宴もたけなわですが・・・と名残惜しくも飲み会は終わるもの。乾杯の挨拶同様に、締めの挨拶をして飲み会をエンディングに向かわせよう。会場の利用時間も限られているので、お店から参加者全員を撤収させるのも幹事の役割。別れ際に記念に写真を取ったり、荷物を手にしたりと退散にも時間がかかってしまうので、お店を出る10分前には挨拶するスケジュールのつもりでいるとよい。お店を出る際は、忘れ物がないか、泥酔でお手洗いにこもっている人がいないかをチェックして、幹事はいちばん最後に退店するようにしよう。お店の人に「ありがとうございました。お世話になりました」という、一声も掛けられれば立派。

■ Step.3 ■ 二 次 会 編

【3-1】開催有無は一次会でチェック
◆参加人数を確定させ、その場でお店を手配


一次会終了後にありがちな、お店の出入り口で「二次会どうする?」と団体で溜まり込んでしまうこと。これは、レストランにも迷惑なうえ、その場で人数を把握してお店を見つけるのも大変なので避けよう。二次会をやるかどうかは、一次会の後半に、幹事が参加者にヒアリングをしてある程度の目星をつけておくこと。


二次会の会場選びの優先は、一次会のお店から歩いてすぐに移動できることがなによりも大切。ある程度のお酒と料理を食べた後なので、ひとまず席のみおさえるのがよい。各々のペースでお酒を飲んで語り合うか、カラオケでさらに盛り上がることが多いよう。幹事は、事前に一次会のお店付近をリストアップしておくことで、スムースな手配が可能に。

【3-2】二次会の解散
◆終電で帰れる時間をリマインド


二次会にもなると気分が高まり、セーブがきかない人が出てきてしまう。会費を集めるのも大変になるので、一次会同様に、できれば最初に集めておくのがいい。つい盛り上がりすぎて、終電を逃してしまう人が出ないよう、終電がいちばん早い人を聞いておき、その人の退散時間が近づいたら声をかけてあげたり、「もう23時です!」と一定時間になったら教えてあげることで、ダラダラしてしまうことを防ごう。

【翌日】会計の確認&御礼

飲み会の翌日は、一次会&二次会を含めて清算がしっかり行われたかの会計の確認をきちんとしよう。万が一、支払っていない人がいる場合はきちんと請求を。お互いの記憶が曖昧になってしまう前に、お金のことは早い段階でクリアしておくことが肝心。また、宴会がスムースに終えられたことの参加者への御礼、上司へ挨拶をすることも大人の礼儀。

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