女性視点でチェック。OZmall的忘年会進行マニュアル

幹事成功マニュアル【OZのレストラン予約】

会社の飲み会や忘年会の幹事に指名された人必見。「OZのレストラン予約」編集部が、ハズさないお店選びから忘年会の挨拶・進行までを徹底サポート。はじめての幹事でドキドキしている人も、来るべき日に備えてしっかり準備をすれば、リラックスして臨むことができるはず

更新日:2017/10/05

そもそも忘年会の幹事って何をするの?

幹事とは、忘年会の中心となって働くサポート役。飲み会の成功も失敗も幹事の腕に大きく関わっているから、みんなの楽しい思い出づくりのために一役買おう。とはいえ、「なにから始めればいいか分からない」と不安でいっぱいな人は、仕事内容を把握することからスタート。

忘年会の幹事とは

■ Step.1 ■忘年会の 準 備 編

【1】飲み会の企画・案内
◆どんな飲み会にするか決めよう


まずは、飲み会がどんな目的で開催されるのか明確にしておこう。“目標達成の打ち上げ”と“忘年会”なんてトピックスが重複することもしばしば。目的を明確にしておけば、誰に声をかけて、いつ頃開催し、なにを準備しなければいけないかが、少しずつ紐解けるようになる。

社内のオフィシャルな飲み会の案内は、幹事経験者の先輩に前例を聞いて参考にするのがベター。飲み会の概要、おおまかな開催日時・場所・予算の目安を事前に伝えることも大切。個人の予定や事情もあるので配慮を心がけて。

【2】日程の調整・決定
◆日程の候補は5日程度でOK


次は、飲み会の候補日を5日程度あげて日程を調整しよう。
より多くの人が参加できるように、候補日は複数持たせたほうがいいけれど、増やし過ぎると参加候補日が分散する可能性があるので気を付けて。

飲み会の案内から出欠確認の登録までの期間は、1週間後くらいがおすすめ。時間を置きすぎると、途中で予定が変わる人も出てくるので、短期決戦で切ってしまったほうが幹事としてもスムーズ。締切前日に「日程登録は明日までですよ〜」とリマインドしてあげることも忘れずに!

【3】お店選び
◆相手を想像しながらお店を選ぼう


幹事のいちばんの腕の見せどころは、なんといっても飲み会のお店選び。予約をしたレストランで、幹事の印象が良くも悪くも決まってしまうので気をつけて。

まずは参加者が集まりやすいエリアや予算を前提に、飲み会の目的を意識しながら、男女の比率、参加者の年齢層などを考慮してお店を探そう。

女性が多ければ、ヒールで歩きまわらせない駅近でオシャレな雰囲気を重視。職場の飲み会なら、部長や上司など目上の方の禁煙・喫煙、ビールや日本酒などの嗜好を確認したり、タクシーの乗り付け有無をチェック。

宴会の余興やゲームを行う忘年会なら個室、歓迎会や送別会など懇親会の意味合いも含めた飲み会なら、席の移動がしやすい広めの空間・・・と、相手や目的によっても選び方はさまざま。

お店の設備のほか、当日の料理オーダーの混乱を防ぐため、飲み放題付きのコース提供がある点はマストでおさえたい。

【4】お店の予約
◆大人数の予約は1カ月〜2週間前にWEB予約


忘年会シーズンは予約が集中するから、大人数の場合は1カ月以上前に押さえ、最低でも2週間前までに手配をしておかないと危険。

レストランは夜しか営業していない場もあり、電話をかけるタイミングがなかなか合わないことも多いので、予約はWEB上で空席確認→即予約するのが絶対におすすめ!

「OZのレストラン予約」は、デザートメッセージのオーダーや、アレルギー食材対応のリクエストなども、予約受付のメール通知にしっかり残るから、伝達ミスや行き違いが起きにくいのも安心。

【5】余興やゲーム、挨拶の担当決め
◆飲み会の司会・進行の確認をしよう


お店の予約が完了したら、飲み会当日の進行スケジュールとイベントを考えよう。お店に滞在できる時間をベースに、タイムスケジュールを考えておくと、本番の司会や進行もスムーズに進められる。

乾杯の挨拶は誰がするのか、余興やビンゴなどのパーティーゲームを実施するのか、どれくらいの時間が必要なのかを確認して、簡単な台本をメモしておこう。

乾杯や挨拶の音頭をとる人には事前に一声お願いを。当日も出番の少し前に、席まで行って声をかけてあげて。また、余興がなかったとしても盛り上げ役として手伝って欲しい人にはお願いをしておき、当日の拍手のタイミングや乾杯の盛り上げの協力をしてもらえると心強いハズ。

【6】会費の徴収
◆できるだけ事前に徴収しよう

会費は、幹事無料の特典があるか、完全に割り勘なのか、会社からの補填や上司が一部増して払ってくれるのかなど確認を。

会計時にもたもたしないように、会費は前日までに集めておくとスマート。当日の徴収忘れや、お釣りの返し忘れも防止できるので、職場の飲み会など参加者と顔をあわせる機会がある場合は幹事が徴収にまわろう。

また、食事代のほか、飲み会の目的に応じて、ゲームや抽選会の景品、送別会用の花束や色紙、誕生日お祝い用のケーキなど、必要な経費も計算するのも忘れずに。

その際は「会費:5500円(飲み会代5000円+プレゼント代500円)。プレゼントは、Aさんの好きなグッズ7000円と花束3000円の1万円を20人で割りました」などと、内訳がどのようになっているのかも合わせて伝えてあげると、参加する人も安心。

当日の徴収になってしまう場合も、極力お酒が入る乾杯前に済ませておくように心がけること。できるだけ、お釣りがないようにアナウンスして協力してもらおう。

【7】参加者の最終確認
◆遅くとも3日前に最終確定させよう


2週間以上前に決まった飲み会は、参加できなくなる人が出てくるのもしばしば。参加と表明してくれた人にも、1週間前にもう一度お知らせをし、3日前までには人数の最終確定ができるようにしよう。

レストラン予約には、キャンセルチャージの規定があるので、人数が減ってしまうと参加者の負担が増えるケースも。当日のドタキャンはできるだけ避け、むやみな予約変更でお店に迷惑をかけないよう、きちんと人数を確定できるように調整を。

飲み会前日または当日朝には、参加者に向けて最終の連絡をしよう。スタートの時間と会場の案内にあわせて、最寄り駅・出口からのアクセス方法をお知らせすることで、遅刻者が出ないよう工夫してみて。

会社の飲み会の場合は、何時の電車に乗れば予定通りにお店まで行けるかを調べて共有すると親切。さらに、なにかあった場合の緊急連絡先として、幹事の電話番号やメールアドレスも開示しておこう。

■ Step.2 ■ 忘年会当 日 編

【1】参加者を席へ案内
◆席順から飲み会の成功は決まる!?


飲み会の目的によって、席の座り方もそれぞれ。歓送迎会の場合は、主役を真ん中におき参加者がまんべんなく親睦できるような工夫を。

その他のメンバーは、くじ引き方式でランダムになるようにゲーム感覚で決めるのがおすすめ。抽選会と兼ねたカードをひいてもらったり、アイデアを盛り込めば序盤からいろんな会話が広がりそう。

フォーマルな飲み会の場合は、事前に席順を決め、結婚式のように席次表やカードを用意しておくとスムーズ。その場合は、役職者のお世話係や盛り上げ役をサイドに配置したりする配慮も。

飲み会の会費の徴収が当日になってしまった場合は、席についた人から声をかけて支払いをしてもらおう(貸切でない限り、お店の出入り口で行うのは、他のお客さんの迷惑になってしまうのでタブー)。

【2】宴会スタート
◆ファーストオーダーから乾杯の流れ


参加者が揃ったらドリンクのファーストオーダー。乾杯はビールという人も多いので、アルコールが苦手な人を対象に“ビール以外の人”から注文をしていくとスムーズ。

全員にグラスが行き渡ったら、速やかに乾杯の挨拶へ。乾杯の音頭をとる人は参加者から見えるように立ってもらうよう促すがベター。

冷たいドリンクのおあずけ状態になっているので、乾杯の挨拶を誰かに頼む場合は、短くしてもらう工夫を。長々と語らず、ひと呼吸おいて「乾杯!」と発声してもらうのがベスト。

【乾杯の挨拶例文(会社の飲み会)】

●忘年会の司会が乾杯する場合
 「今年1年間、本当にお疲れさまでした。今年もまだあと少し残っていますが、今日は思い切り楽しみ、来年につなげましょう。乾杯!」
 「嬉しかったことも辛かったことも、このチームで1年を乗り切れたことに感謝します。来年もより結束していきましょう。乾杯!」
 ⇒【ポイント】この1年の労いに加えて、来年に繋がる言葉を添えて

●新年会の司会が乾杯する場合
 「あけましておめでとうございます。冬休みはリフレッシュできましたか?昨年の経験を糧に、今年1年もこのメンバーでがんばりましょう。乾杯!」
 「あけましておめでとうございます。新年のキックオフで決意したとおり、今年も一丸となりいい1年のスタートをきりましょう。乾杯!」
 ⇒【ポイント】新年の挨拶に加えて、今年1年のスタートに向けた激励を入れるとよい

●歓迎会の司会が乾杯する場合
 「これから一緒にやっていけるのを楽しみにしています。ぜひ新しい風を吹かせてください。乾杯!」
 「いろいろと不安もあると思いますが、やさしい先輩がたくさんいます。これからを担ってくれる活躍に来たいしています。乾杯」
 ⇒【ポイント】主役を迎え入れる気持ち、その人のおかげで職場が活気づく前向きな言葉を入れるとベター

●送別会の司会が乾杯する場合
 ・退社や異動「この場から卒業ということで、非常に寂しい限りですが、新天地での活躍を思いながら盛大に送りたいと思います。乾杯!」
 ・寿退社「この度は結婚おめでとうございます。今日は○○さんから、たくさんの幸せエピソードを聞かせてもらい、楽しい会でお送りしましょう。乾杯!」
 ⇒【ポイント】これまでの労いと惜しむ声、新天地での活躍を盛り込むとベター

【3】宴会中の食事
◆周りを見ながら気配りを


まずは、グラスや箸、取り皿などが全員に行き届いているからを確認。グラスが空いている人のドリンク注文や、大皿をサッと下げてもらえるようにまとめたりサポートするとグッド。

お酒好きな人には「このまま同じものでいいですか?こっちもあります。」とドリンクを促したり、お酒が苦手な人には「お酒飲めないぶん、料理たくさん食べてね」と声を掛けてあげよう。

特に気をつけたいのは、ドリンクのラストオーダー。注文しようとしたらいつの間にか終わっていてガッカリ、なんてことがないように、必ず全員の耳に届くように気をつけよう。

また、ケーキやメッセージプレート付きのデザートを用意している場合は、出すタイミングや運んで欲しい相手を、きちんとスタッフと打ち合わせしておくのもお忘れなく。

ついお酒の力でハメを外し、飲み会コールが始まったり、下ネタに走りがちな会話になってしまった場合は、幹事としてストップさせるのも大事な役目。暴走してしまう参加者を円滑になだめ、みんなが楽しい時間となるようにハンドリングできれば、好感度もアップすること間違いなし。

【4】締めの言葉&解散
◆飲み会終了の10分前には締めの挨拶


宴もたけなわですが・・・と名残惜しくも飲み会は終わるもの。乾杯の挨拶同様に、締めの挨拶をして飲み会をエンディングに向かわせよう。

会場の利用時間も限られているので、お店から参加者全員を撤収させるのも幹事の役割。別れ際に記念に写真を取ったり、荷物を手にしたりと退散にも時間がかかってしまうので、お店を出る10分前には挨拶するスケジュールのつもりでいるとベター。

お店を出る際は、忘れ物がないか、泥酔してお手洗いにこもっている人がいないかをチェックして、幹事はいちばん最後に退店を。

■ Step.3 ■ 忘年会の二 次 会 編

【1】開催有無は一次会でチェック
◆参加人数を確定させ、その場でお店を手配


一次会終了後にありがちなパターンは、お店の出入り口で「二次会どうする?」と団体で留まってしまうこと。これは、レストランに迷惑なうえ、その場で人数を把握してお店を見つけるパターンは大変なので避けよう。

二次会をやるかどうかは、一次会の後半に、幹事が参加者にヒアリングをしてある程度の目星をつけておくこと。

二次会の会場選びの優先は、一次会のお店から歩いてすぐに移動できることがなによりも大切。ある程度のお酒と料理を食べた後なので、ひとまず席だけをおさえて。各々のペースでお酒を飲んで語りあったり、カラオケでさらに盛り上がったり、過ごし方はいろいろあるけれど、幹事は、事前に一次会のお店付近をリストアップしておくことで、スムーズな手配が可能に。

【2】二次会の解散
◆終電で帰れる時間をリマインド


二次会にもなると気分が高まり、セーブがきかない人が出てきてしまうことも。会費を集めるのが大変になるので、一次会同様に、できれば最初に集めておくのがおすすめ。

つい盛り上がりすぎて、終電を逃してしまう人が出ないよう、終電がいちばん早い人を聞いておき、その人の退散時間が近づいたら声をかけてあげたり、「もう23時です!」と一定時間になったら教えてあげることで、ダラダラしてしまうことを防ごう。

【翌日】会計の確認&お礼

飲み会の翌日は、一次会&二次会を含めて清算がしっかり行われたかの会計の確認をきちんとしよう。万が一、支払っていない人がいる場合はきちんと請求を。お互いの記憶が曖昧になってしまう前に、お金のことは早い段階でクリアしておくことが肝心。また、上司や参加者には飲み会がスムーズに終えられたことへのお礼をしておこう。

TOP