【幹事成功マニュアル】幹事になって苦労したことランキング

【幹事成功マニュアル】幹事になって苦労したことランキング

忘新年会や歓送迎会、懇親会など、大人数の飲み会を仕切る幹事はやっぱり大変。準備から当日まで宴会を盛り上げるための仕事はたくさんあるけれど、なかでもみんなが「苦労した」というタスクとは!? 幹事経験者の”困ったエピソード”を予備知識として、おさえておくべきポイントをチェックしよう。

更新日:2016/09/29

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【アンケート調査】2016年9月オズモール調べ(女性1000人・複数選択回答)

幹事の苦労は、準備段階にアリ。3人に2人が頭を抱える「日程調整」

【1位】日程調整(66%)

【1位】日程調整(66%)

●休みが多い職場なので日程を合わせるのが大変。さらにギリギリまで参加不参加を言わない人がいてさらに大変(プルメリナさん・20代)

●人数が多いと日程調整がつきにくい。調整をしているうちに投げ出したくなります(しずぅさん・30代)

●日程の調整で連絡が遅い人は困ります(おすぎさん・20代)

●「行けたら行く」と言われて人数の把握が難しい(Aprilさん・40代)

●日程がなかなか決まらず、店を予約するのがギリギリになってしまい、希望の店が予約できなかった(のんたんさん・50代)

【!】編集部チェック
飲み会は参加者がいなければ始まらないゆえ、3人に2人が「日程の調整」に苦労するという結果に。より多くの人が参加できるのがベストだが、候補日が多くても決めにくいので5日程度に。また回答締切も長すぎると、様子見をする人が出てきてしまうので、1週間後くらいで切るのがよい。全員参加は理想だけれど難しいのが実情なので、幹事の役割として、日程は早い段階で確定してしまおう。

【2位】レストラン選び(59%)

【2位】レストラン選び(59%)

●レストラン選びが1番大変。上長の好みは絶対おさえつつ、先輩の好みも合わせつつ、立てなくてはならない人が多い(junko555さん・40代)

●女性が多い職場なので、個々人が自分の好みについて言いたいことを言い出し、なかなか方向性が決まらなかった(あちゃぴいさん・30代)

●みんなの住んでる場所の中間で、かつ、忘年会時期に3時間飲み放題の店を探すのが大変だった(ゆきびっちさん・20代)

●お酒を飲まないので、どんな種類の酒があれば文句がないのかわからなかった(妖怪ねむいさん・20代)

●そばアレルギーなどメニュー選びに苦労した(ぴろさん・40代)

●いい大人なのに、好き嫌いが多い人がいて閉口した。苦手というレベルではなかった。お店を選ぶのに苦労した(burukuru・40代)

【!】編集部チェック
日程が定まらず行きたいお店が予約できなかった、という声があったと同時に、みんなのリクエストに応えられるお店探しに苦労しているよう。とはいえ、十人十色の好みはすべてかなえられないので、絶対条件3つと、検討段階で揺れてもいい+α条件を2つまで絞っておくといい。例えば、「絶対条件:①駅から徒歩5分以内 ②個室(喫煙スペースあり) ③3時間飲み放題」「+α条件:①日本酒がある ②野菜が多い(女性が喜ぶ)」など。はじめから細かい条件で探そうとすると難しいので、大きくひろってから絞り込んで検討しよう。また、通常アレルギーや苦手な食材を考慮してくれるお店も、忘年会などの繁忙期は対応が難しい場合もあるので、事前に電話確認をしておくと安心。

【3位】当日参加者のキャンセル(40%)

【3位】当日参加者のキャンセル(40%)

●幹事は色々と苦労があるけれど、やはり一番は当日キャンセル!キャンセル料もかかる旨を伝えても平気でドタキャンする人は困る(sunnyさん・30代)

●会社の場合当日キャンセルは少ないのだが、5人キャンセルで調整が大変だった。(sakoさん・20代)

●スタート時刻の直前に一人からキャンセルと言われ、 当日はキャンセル100%なので、その分を誰がどう出すかで思い悩んだ(yukihimeさん・40代)

●当日のドタキャン、結局幹事が負担することに。(参加していない人にあと請求は難しい) 予約したプランの額面と実際支払う際の差額が出た場合も同様に負担することがある(ちびかさん・50代)

●学生時代ですが、当日連絡なく来ない人が続出で、出席者で割り勘にしたら予定より大幅に増額になり、大変困りました。 それ以降は、当日来なくても会費をいただく旨、事前告知するようにしたら、無断欠席記する人はいなくなりました。(みるしんさん・40代)

【!】編集部チェック
やむを得ない理由であれ、やっぱり困ってしまうのが当日のドタキャン。金銭トラブルにもつながり兼ねないので、会費はできるだけ事前徴収にし、最終人数の確定段階で、参加者にもキャンセルポリシーを共有しておくことが最低限の回避策。レストランでは、人数分の食材を調達し、もてなす準備をしてくれているので、キャンセルチャージが発生するのは当たり前のこと。幹事本人が、欠席者の参加費用を飲み込む必要はないので、本人に「一緒に飲めなくて残念!」という気持ちを示しつつ、きちんと金銭を請求したほうがいい。また、幹事としては、人数が変更になったタイミングで早めにお店に連絡をしよう。そうすることで、ただの空席のままではなく、ウォークインのお客さんを迎え入れ、他の誰かが楽しい夜を過ごしてくれる。

【4位】参加費の徴収(18%)

【4位】参加費の徴収(18%)

●参加時間がバラバラの会が有り、その場合の参加費回収が面倒。たまにとぼけようとする人も居り、最初に回収が鉄則です(ひっぽひめさん・40代)

●役職者だけ会費を平社員より数千円上乗せしてよいと、役職者から提案があったが、人一倍飲むケチな部長が会費徴収の際に文句を言って、平社員と同額しか出さなかった(ふれっちさん・40代)

●単品で追加したので予算オーバーしてしまった(kentanさん・30代)

【!】編集部チェック
3位のドタキャン時に困るのと同様で、お酒が入ったあとの参加費の回収は大変。会社や職場の飲み会で、参加者と顔を合わせる機会がある場合は、事前集金が絶対。また、完全に割り勘なのか、会社からの補填や上司が一部増して払ってくれるのかなど確認も合わせてするように。万が一、当日の追加オーダーではみ出てしまった場合も、会社の場合はその場で請求せずに、翌朝にアナウンスして個別回収していくほうが確か。

【5位】開催の連絡(12%)

【5位】開催の連絡(12%)

●職場だと、お偉い上司やOBへの連絡にとても気を遣った(rieさん・30代)

●以前勤めていた会社の同僚と久しぶりに飲み会をすることになり幹事に。一人だけLINEアカウントを持っておらずメールとLINEで同じ内容を毎回送るはめに(ミエリータさん・30代)

●当日こないので個別に連絡をしたら、忘れていた人がいた。それ以来、前日にもメールでご案内するようにしている(kuromaruさん・40代)

【!】編集部チェック
案内方法は、友達相手ならメールやLINEが主流だけれど、社内のオフィシャルな飲み会の案内は、幹事経験者の先輩に前例を聞いて参考にするのがベター。2週間以上前に決まった飲み会は、予定が変更になり参加できなくなる人が出てくるのもしばしば。参加と表明してくれた人にも、1週間前に今一度リマインドをし、3日前までには人数の最終確定ができるようにしよう。

【6位】当日の座席位置(9%)

●部長など偉い人を呼ぶ場合、その人の好きなお酒を用意したり、座席位置や進行を気にするので、疲れる(りんかさん・30代)

●社長が一緒の忘年会であると両サイドに誰が座るかで社長の機嫌が変わることがあった(ゆみたんさん・30代)

【7位】乾杯や締めの挨拶(8%)

●挨拶を頼んでいた方が、急な仕事で来られなくなり、アドリブで自分が挨拶をした(honeypieさん・30代)

●乾杯や〆のあいさつの上司同士が譲り合うので、ぎりぎりまで式次第が決まらなかった(イクサスさん・40代)

【8位】参加者の泥酔(5%)

●昇格したマネージャーのお祝いで飲ませ過ぎて救急車を呼ぶ事態になった(いがちゃんさん・40代)

●泥酔した人がひたすら説教。グラスを割ってしまった(ねえさん・20代)


アンケートで分かった苦労は、”参加者みんなに楽しんでもらえるように”というホスピタリティから生まれる「日程とお店選び」。人数が増えるほどに、いろんな要望がのしかかるけれど、ここは幹事の役割【決める】という覚悟を持って、重要視するポイントを見失わずに計画を立てるべし。すべての条件がかなわなくても、あなたが最善を尽くしたという誠意を伝えられたら、限られた貴重な時間をみんなが一緒に盛り上げてくれるはず。そして失敗談や苦労話は、ぜひ次回幹事をやる人に教訓としてバトンを渡そう。

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