褒められ幹事に。歓迎会の挨拶・進行マニュアル ~段取り編~

幹事を成功に導く!歓迎会の挨拶・進行マニュアル ~段取り編~

新しいメンバーを迎え入れる新入社員歓迎会。準備を任されたけれど、「何から始めればいいの?」なんて困っている幹事さん必見。歓迎会の案内通知から当日の歓迎会挨拶の例文まで、幹事が押さえておくべきポイントを編集部が徹底ガイド。ちょっぴり面倒な段取りも、しっかりやりきれば信頼度アップに繋がるはず

更新日:2018/02/22

【Step.1】日程の調整

【Step.1】日程の調整

まずはじめに、歓迎会の候補日を複数用意して、参加者に都合のよい日程を確認しよう。歓送迎会の主賓である新入社員の都合を優先するのはもちろん、業務に支障がない日を選定するよう配慮して。

確認はメールをはじめ、無料で使えるWEBの出欠管理ツールを利用するのがおすすめ。全員の日程調整・出欠管理を自動で行ってくれるから、候補日がひと目で確認できて便利。

また、なかには参加表明を忘れてしまう人もいるので、出席確認の締切前日に「明日が締切ですよ」と事前に告知してあげるとベター。

【Step.2】スケジュール決定&担当者へ依頼

【Step.2】スケジュール決定&担当者へ依頼

メンバーと開催日が決まったら、歓迎会の当日の流れをまとめたタイムテーブルや司会・進行シナリオ(台本)を用意しよう。

【当日の主な流れ】

・司会の挨拶
・代表挨拶(役職が最も高い人に依頼)
・乾杯の挨拶(役職が3番目くらいの人に依頼 )
・新人挨拶 (新入社員に依頼)
・歓談・余興 (任意で依頼)
・中締めの挨拶(役職が2番目くらいの人に依頼 )
・締めの挨拶(役職が2番目くらいで、中締めの挨拶とは別の人に依頼 )
・閉会の言葉(司会者 )

当日協力してもらうスピーチの担当者、花束・記念品を渡す担当者、余興の参加者にあたる人などには、あらかじめ依頼を行っておいて。

この時、何分間くらいでスピーチや余興を行うか、目安の時間を伝えておくと当日の進行がスムーズに。

【Step.3】歓迎会の会場を選定

【Step.3】歓迎会の会場を選定

歓送迎会の成功を大きく左右するのが会場選び。会社からアクセスのよい場所を選定するのはもちろん、オーダーや会計のしやすさを考慮して「飲み放題付き」を指定しておくのがおすすめ。

またその際、飲み物の種類がどのぐらいあるかもチェックしておきたいところ。お酒好きの上司がいる場合は、日本酒、ワイン、焼酎などが揃うかどうか、女性が多い場合はカクテルが豊富かどうかなども見ておくとベスト。

さらに、周囲の目を気にせず楽しむなら「個室」や「貸切」のお店、ムービーやスライドを使った余興・社員紹介などがある場合は「プロジェクター付き」のお店を選ぶなど条件に合わせて会場を決定しよう。

座席配置や接客態度、店内の雰囲気など、実際に見に行かないとわからない部分については、口コミをチェックしたり、当日までに会場に足を運んで確認してみて。

【Step.4】歓迎会の会場を予約

【Step.4】歓迎会の会場を予約

歓迎会の場所選びが完了したら、さっそくお店を予約。

「OZのレストラン予約」は、デザートメッセージのオーダーや、アレルギー食材対応のリクエストなども予約受付のメール通知にしっかり残り、伝達ミスや行き違いが起きにくいので安心。3日前までならWEB上でキャンセルも可能なので、幹事さんの味方になれるはず。

急いでいる時は電話予約を選びがちだけれど、お店が混み合っていてスタッフが電話をとれないケースや、夜しか営業していない場合もあるので、いつでも即時に予約できる「WEB予約」が断然おすすめ!

【Step.5】歓迎会の案内を通知

【Step.5】歓迎会の案内を通知

日程や会場が確定したら、参加者にあらためて歓迎会の案内メールを送ろう。

【歓迎会の案内に必要な項目】

・歓迎会の日程
・会場名
・会場の住所
・アクセス
・会費

また、直前に欠席したい人が出てきた場合、キャンセル料が発生してしまう場合があるので、予約の際は何日までなら人数変更可能なのかを必ずチェックして、事前にしっかり周知しておいて。

歓迎会当日の進行は・・・?

当日の流れはコレ!歓迎会の挨拶・進行表

【例文付き】歓迎会の挨拶・スピーチアイデア

【あわせて読みたい】歓送迎会レストラン予約ガイド

歓送迎会

送別会や歓迎会が増える時期。会社の飲み会や友人の転職祝い、慰労会は、ハズさないレストランで楽しみたいもの。送別会のプレゼントに最適な花束付きのプランがあるお店や、二次会にぴったりのカラオケ付き個室が予約できるお店など、オズモールにはWEB予約できる歓送迎会におすすめのレストランが勢揃い。オシャレな空間をリザーブして、褒められ幹事になろう

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