感動の1日をプロデュース。送別会の挨拶・進行マニュアル ~段取り編~

感動の1日をプロデュース。送別会の挨拶・進行マニュアル ~段取り編~

お世話になった大切な人を送り出す送別会。せっかく幹事を任されたなら、主役に喜ばれる会を企画したいもの。雰囲気を左右する会場選びから、押さえておきたい送別会の案内の書き方、ハズさない送別会プレゼントのピックアップ術まで、知っておきたい段取りのコツをご紹介

更新日:2018/03/22

【Step.1】日程の調整

【Step.1】日程の調整

まずはじめに、送別会の日程の候補日を複数用意して、参加者に都合のよい日を確認しよう。主役の異動・退職者の都合を優先するのはもちろん、業務に支障がない日を選定するよう配慮して。

確認はメールをはじめ、無料で使えるWEBの出欠管理ツールを利用するのがおすすめ。全員の日程調整・出欠管理を自動で行ってくれるから、候補日がひと目で確認できて便利。

また、なかには参加表明を忘れてしまう人もいるので、出席確認の締切前日に「明日が締切ですよ」と事前に告知してあげるとベター。

【Step.2】スケジュール決定&担当者へ依頼

【Step.2】スケジュール決定&担当者へ依頼

メンバーと開催日が決まったら、当日の流れをタイムテーブルにまとめよう。

【送別会当日の流れ】

・司会の挨拶
・乾杯の挨拶(役職が3番目くらいの人に依頼)
・歓談・サプライズ(任意で依頼)
・代表挨拶(役職が最も高い人に依頼)
・退職者の挨拶(退職者に依頼)
・中締めの挨拶(役職が2番目くらいの人に依頼)
・締めの挨拶(役職が2番目くらいの人で、中締めとは別の人に依頼)
・閉会の言葉

当日協力してもらうスピーチの担当者、花束・記念品を渡す担当者などには、あらかじめ依頼を行っておいて。

【Step.3】送別会の会場を選定

【Step.3】送別会の会場を選定

歓送迎会の成功を大きく左右するのが会場選び。

会社からアクセスのよい場所を選定するのはもちろん、異動・退職者の食べ物や飲み物の好みに配慮して会場選びを進めるのがおすすめ。

また、スピーチや送別ギフトの贈呈などもつきものなので、周囲の目を気にせず楽しみたい場合は、「個室」や「貸切」のお店、オーダーや会計のしやすさを重視したい場合は「飲み放題」のお店、ムービーやスライドを使ったサプライズなどがある場合は「プロジェクター付き」のお店を選ぶなど、条件に合わせて会場を決定しよう。

座席配置や接客態度、店内の雰囲気など、実際に見に行かないとわからない部分については、口コミをチェックしたり、当日までに会場に足を運んで確認してみて。

二次会を予定している場合は、この時同時に会場リストアップを済ませておこう。

【Step.4】送別会の会場を予約

【Step.4】送別会の会場を予約

送別会の場所選びが完了したら、さっそくお店を予約。

「OZのレストラン予約」は、デザートメッセージのオーダーや、アレルギー食材対応のリクエストなども予約受付のメール通知にしっかり残り、伝達ミスや行き違いが起きにくいので安心。3日前までならWEB上でキャンセルも可能なので、幹事さんの味方になれるはず。

急いでいる時は電話予約を選びがちだけれど、お店が混み合っていてスタッフが電話をとれないケースや、夜しか営業していない場合もあるので、いつでも即時に予約できる「WEB予約」が断然おすすめ!

【Step.5】送別会の案内を通知

【Step.5】送別会の案内を通知

日程や会場が確定したら、主役以外の参加者にあらためて送別会の案内メールを送ろう。

【送別会の案内に必要な項目】

・日程
・会場名
・会場の住所
・アクセス
・会費

直前に欠席したい人が出てきた場合、キャンセル料が発生してしまう場合があるので、予約の際、何日までなら人数変更可能なのかをチェックして、事前にしっかり周知しておくのがおすすめ。

また、主役には、別途案内状を送ろう。基本的に送別会の参加費はその他の参加者で金額を割るのがマナーなので、くれぐれも金額のことなどを本人への案内状に書かないよう注意して。

【Step.6】送別プレゼント・記念品の用意

【Step.6】送別プレゼント・記念品の用意

最後に主役の性別や年齢、趣味・趣向、寿退社や定年退職など退職理由に合わせて、送別ギフトや記念品をピックアップしよう。

主役以外の参加者から費用を徴収する場合は、全員の認識を合わせておくためにもピックアップしたプレゼントと費用感をあらかじめ共有しておくと安心。

また、プレゼント費用の集金は送別会当日に行うと大変なので、参加費と合わせて事前に徴収しておくのがおすすめ。

主役の顔を思い浮かべながら、心をこめて喜ばれるアイテムを選ぼう。

送別会当日の進行は・・・?

当日の流れはコレ!送別会の挨拶・進行表

【例文付き】送別会の挨拶・スピーチアイデア

【あわせて読みたい】歓送迎会レストラン予約ガイド

歓送迎会

送別会や歓迎会が増える時期。会社の飲み会や友人の転職祝い、慰労会は、ハズさないレストランで楽しみたいもの。送別会のプレゼントに最適な花束付きのプランがあるお店や、二次会にぴったりのカラオケ付き個室が予約できるお店など、オズモールにはWEB予約できる歓送迎会におすすめのレストランが勢揃い。オシャレな空間をリザーブして、褒められ幹事になろう

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